イオンディライト株式会社 様
ポータルサイトのモダナイズで「情報コミュニケーションを活性化」
成功事例
イオンディライト株式会社 様
| 創立 | 1972年11月 | |
|---|---|---|
| 資本金 | 32億3,800万円 | |
| 売上高 | 3,248億円 | ※2023年度 |
| 従業員数 | 4,326名 | ※2024年2月現在 |
イオンディライトは、お客さま企業の経営環境における価値、その企業のお客さまの利用環境における価値、そこで働く社員の職場環境における価値、地域社会における価値ー「環境価値」ーを創造し続けます。日本・中国・アセアンにおいて、ファシリティ（施設とその周辺環境）の管理運営に関する最適なソリューションの提供を通じて、お客さまが抱える課題を解決するファシリティマネジメント企業グループです。
※2024年10月 インタビュー当時
導入製品 / サービス
Good Point
- ビジョン共有による「従業員の意識改革と統一」
- 情報共有の「スピードとクオリティ向上」
- PDCAを支える「データ分析機能」
- ニーズに応える「柔軟なPJチーム編成」
ー 課題 ー
経営ビジョンを羅針盤に「意識変革、そして統一へ」
情報共有による意識変革・統一を目指して
私たちイオンディライトグループのサービスに欠かせないのが「人材」です。その意味は単に人が稼働するということではなく、人間にしか提供できない心のこもったサービスを提供するために、人材が欠かせないという意味です。しかしながら昨今、業界を問わず「人手不足」が叫ばれ、イオンディライトグループにとっても喫緊かつ最大の課題となっています。
こうした中、「どのように生産性を上げるか」というテーマは各社が頭を悩ませていることと思います。生産性を上げる方法は様々ですが、私たち企画・開発グループでは「情報の共有」が大きな鍵を握ると考えています。
ひと口に情報共有と言ってもその場面や内容は様々です。現場で直面する課題についての答え、培われたノウハウの共有。社内の業務連絡や通達、さらには経営ビジョンや役員メッセージなど...。従業員が必要な情報を確認することができれば、各々の意思決定やアクションが早まり、延いてはサービスの質が向上し、お客さまの満足に繋がります。
中でも経営ビジョンの共有は、全国各地で働く従業員と経営陣とが、同じ目標に向かって進むための第一歩になります。そうした情報のコミュニケーションをどのようにデザインし追究していくか。検討の結果たどり着いたのがポータルサイトのリニューアルです。
ー 解決 ー
ポータルサイトで「情報×知識」の伝達と循環を図る
「確実な情報伝達と運用」の両立
ポータルサイトを入口とした情報共有の仕組。そのリニューアルのゴールとして掲げたのが、業務連絡の周知に加え「①従業員同士で情報交換ができること」「②経営ビジョンやメッセージを周知できること」です。その他にも、業務に欠かせないアプリケーションの導線など、ポータルサイト上に複数のサービスと機能を融合させリニューアルを実現しました。各サービスの選定では、利用や運用のしやすさといったユーザビリティの高さに加えて「③改善のためのデータが取得でき、利用状況を分析できること」など、多角的な評価を行い選定。機能をいくら揃えても、実際に活用できなければ意味がありません。短期的な視点で情報伝達の機能を構築するのではなく、長期的な視点で見ても運用が続く情報のサイクルを構築いただきました。
機能① Microsoft Viva Engage活用「社内コミュニティ」
1つ目の情報共有の仕組である「従業員同士の情報交換」では「Microsoft Viva Engage」を採用。ポイントはSNSのような感覚で、気軽に情報交換ができるコミュニティを形成できることです。勤務地の異なる従業員同士でも、質問をし回答を得たり、ノウハウを共有することが容易となります。
社内コミュニケーションの活性化を目指し、リニューアルに際して新規開設した機能で、現在は10を超えるコミュニティが立ち上がりました。なかでも困りごとを全社で解決するために立てられた「Tell Us」というコミュニティは、全社横断的な大きなコミュニケーションの場となっています。
機能② Coo Kai BBS「社内掲示板」
2つ目の情報共有の仕組である「経営ビジョンやメッセージの周知」では、PSCさんのサービス「Coo Kai BBS/掲示板」を採用。ポイントは重要なメッセージが閲覧されているかチェックできることです。運用担当者は誰が閲覧したのかを確認できるため、閲覧率が低い重要な情報があれば再周知を実施したり、閲覧率の高い情報ではその傾向を探り今後の情報発信に活かすことができます。つまり、一方的な情報発信で終わらせない運用を実現できます。
また、掲示板の機能として地域や拠点毎など、任意の単位で掲示板を構成（階層化）できるのも魅力です。構成された掲示板ごとに閲覧権限を設定できるため、ログインするユーザーに応じた情報の出し分けも可能。加えて、ユーザーは未読の記事のみを一覧表示するなど、過不足ない情報を瞬時に確認することができます。
機能③ 各種利用状況の「データ活用」
従業員の利用状況は、ポータルサイト本体、Microsoft Viva Engage、Coo Kai BBS/掲示板と、各機能でデータを取得し分析することができます。部分〜全体とで客観的なデータを確認できるため、ディティールの細かな活用状況や、サイトの改善点を正確に把握できます。
なお、イオンディライトの主たるサービスである設備の保守・点検サービスにおいても、データ活用は欠かせません。データが身近な存在であったため、データ活用の構想は比較的自然な流れであったと思います。ポータルサイトがリニューアルされたばかりですが、今後のアクセス数の伸長や、運用のアイデアにつながることを期待しています。
ー 効果 ー
リニューアルで向上「情報発信スピードとクオリティ」
最短当日「スピーディな情報発信」を実現
ポータルサイトにCoo Kai BBS/掲示板を搭載し、情報発信の仕組がブラッシュアップされました。結果、最短で依頼当日中の情報発信も可能になりました。いち早く通知できることは、社内で温度感の高い情報や、万が一の緊急性の高い情報、イベントなど鮮度が求められる情報を、より扱いやすくなることを意味します。
情報発信の機動力が高まることは、私たち運用チームの生産性が上がるだけでなく、情報を受け取る全社従業員の生産性向上にもつながると考えています。
情報は魅せる時代「読者から届く反響の声」
情報は読者に届き、理解いただいて初めて価値が生まれます。そのため、情報発信の早さを追究する一方で、発信の仕方にも一層こだわるようになりました。無味乾燥になりがちな情報でも、写真や図版を取り入れることで、より興味をもって情報を確認いただけるため工夫を重ねています。何より直感的かつ印象に残るということは情報コンテンツとして、質が高いということだと考えています。
結果、リニューアル直後から「先日の記事を見ました！」と周囲の声が届くようになりました。チームとしてやりがいを感じる部分でもあり「次は動画コンテンツを掲載しよう！」など構想のアイデアにも繋がります。
ー 総括 ー
ニーズに合わせた「PSCの提案の数々」
リニューアルに込めた想いと応え
今回のポータルサイトのリニューアルでは、機能もさることながら「従業員全員に末永く愛用いただけるか」を重要視しました。そのため、PDCAサイクルを回すための分析や、直感的なUI/UX、機能活用の拡張性と、譲れないポイントも多くあります。その点PSCさんには、柔軟にチームを編成いただき要望に応えて頂きました。構想当初、複数のSIerに相談をしておりましたがPSCさんの総合力に軍配が上がった次第です。
また、今後の機能拡張のことも考え外せないポイントが、PSCさんがMicrosoft社のパートナー企業であるということです。Microsoftサービスがベースとなるポータルサイトに、高い精度で機能を集約したり拡張するためにはMicrosoftサービスを熟知している必要があります。
情報共有で繋ぐ社内の輪
ポータルサイトがリニューアルされた今、さらなら情報共有の準備を進めています。例えば情報伝達スピードを向上させるための動画コンテンツや、各部署が部署内外に情報を発信できる仕組など、活用の可能性は無限大です。情報活用という言葉はクールな印象ですが、ポータルサイトを通して従業員同士が助け合い、いつかは心の拠り所になればと考えています。MicrosoftサービスをはじめITの利活用に強いピーエスシーさんには、引き続きのお力添えを期待しています。
イオンディライト株式会社
企画・開発グループ
グループマネージャー
伊藤 輝 様
イオンディライト株式会社
企画・開発グループ
システム企画チーム
田中 千恵 様
イオンディライト株式会社
企画・開発グループ
システム企画チーム
田代 祐里香 様
イオンディライト株式会社
運用保守グループ
菊地 祐助 様
株式会社ピーエスシー
営業本部
山田 嘉秀
株式会社ピーエスシー
Cloud Apps事業部
塩崎 朋子
株式会社ピーエスシー
Cloud Apps事業部
野口 拓朗
株式会社ピーエスシー
Power Studio事業部
成嶋 敏文
