日本コンベンションサービス株式会社様

ルールから仕組へ「誤送信防止の詰めの一手」

成功事例

日本コンベンションサービス株式会社様

設立	1967年12月
資本金	1億円
売上高	162億円	※2022年度
従業者数	354名	※2023年3月現在

日本コンベンションサービス株式会社は、日本初のコンベンション（国際会議をはじめとする大型の会議など）運営会社として創立。常に国際社会におけるコミュニケーションを担ってきました。その企業理念として「コミュニケーションを通じ、人を育成し、企業の発展に寄与し、街を活性化させ、国の発展を支え、世界の人々の幸せを作る」ことを掲げる。

※2023年7月インタビュー当時

導入製品 / サービス

Coo Kai メール誤送信防止 for Microsoft 365

Good Point

既存のシステム構成や運用ルールのままセキュリティを強化
ユーザビリティ維持とセキュリティ強化を両立

サービス導入前の「背景」

PSC 檞原）Coo Kaiを検討するにあたり、当時の背景について改めてお聞かせください。

セキュリティロジックの強化
「ルールから仕組へ」

日本コンベンションサービスは、国際会議・学術集会・企業様の展示会など、多岐にわたるイベントのプロデュース・コーディネートを手がけるだけでなく、通訳・翻訳・人材サービスなど、多岐にわたるサービスを提供している会社です。故に社員が管理・取扱う情報も様々。複数の会議体における、企画資料や配布資料、参加者名簿など、いわゆる機密情報を一時的にお預かりしています。

そして、情報漏洩といったセキュリティインシデントは、如何なる場面、情報においても発生してはならないことです。私たちがお預かりする情報は、一個人の情報から、団体や業界に関わる情報まで様々で、インシデントは信頼・信用問題に直結。その取扱いには細心の注意と共に、情報漏洩を発生させない仕組みが必要です。

社内では、全部門の代表からなる情報セキュリティ委員会・情報セキュリティ部門、そして情報システム部門、全社一丸となって幾重にも重なるセキュリティ対策を追求。そして情報セキュリティ部門・情報システム部門では、常にセキュリティのロジック強化・改善に向けた検討を重ねています。

これまで、メールの送信については、いくつかのセキュリティ機能に加え、メール送信についての規程（ルールやマニュアル）を定め、オフィスでの掲示やポータルサイトでの表示により社内に周知していました。これに加え、さらなるセキュリティのロジックの強化・改善として、この規程の一部をメーラーの機能として可視化できるのではと考えたのがツール検討のきっかけです。

サービスの「選定理由」

PSC 新井）検討に際して、PSCをお選びいただいた理由は何でしょうか。

幾重にも重なるセキュリティ対策の
「新たな一層として最適なツール」

PSCさんのCoo Kai メール誤送信防止ツールは、メールを送信するタイミングで「宛先や内容に誤りがないかを視覚的に確認（ポップアップ表示によるダブルチェック）」する誤送信対策ツールです。この確認作業は、従来から規程として社内で定め、社員各々が頭の中で実施していた作業。いくら意識し確認作業を行なっていたとしても、実際に可視化され確認を行う仕組みにはかないません。

ツールの選定に際して重要視したポイントは①現行のメーラーに導入できること②現行のセキュリティ規程に則していること③過不足のない機能であることが挙げられます。

ツールの選定ポイントである①現行のメーラーに導入できることについては、既に対策を施している他のツールとの兼ね合いから。②現行のセキュリティ規程に則していることについては、ユーザビリティ維持の観点からです。セキュリティ強化・改善の度にルールが変わってしまっては、社員の負担にもなり本末転倒になりかねません。③過不足のない機能であることについては、複雑で多岐にわたる機能の特徴を考慮してのことです。SaaSサービスにおいて多くの機能を実現する場合、情報（メール）の一部をサービスが提供するサーバーに送信し処理するなど、ロジックの複雑さが増すケースがほとんどであり、構成やセキュリティの観点からは好ましくありません。

これらのポイントからツールを選定したところ、PSCさんのCoo Kai メール誤送信防止ツールがベストな選択であると判断致しました。

Coo Kai 誤送信防止が「選ばれる理由」

セキュリティ×ユーザビリティの両立

セキュリティルールを仕組化

運用ルールにマッチ

過不足ない機能と設計

サービス導入後の「効果」

PSC 檞原）期待していただいた効果は、実際に使われてみて如何でしょうか。

誤送信防止だけでない「利用者と運用者双方のメリットを実感」

メールの誤送信防止、そして情報漏洩防止の目的で導入したツールですが、まずメリットとして感じたことは①導入のスムーズさです。希望する要件が明確であったことから、導入期間は如何にツールを早く展開し誤送信防止対策できるかがポイントでした。この点は展開の仕組みや方法も重要ですが、メール送信における従来の社内規程（ルールやマニュアル）に則していたことが展開の早さを支えたと考えています。ツールの利用は、社員がすでに認識している手続きの一環であったため最小限のアナウンスで展開を実現しました。次に挙げられるメリットが②設定の細かなカスタマイズです。セキュリティ対策では常に、社員の負担になっていないか、縛り付けてしまっていないかといった、ユーザビリティを考慮しています。Coo Kaiのメール誤送信防止ツールでは、利用の実情に合わせていくつかの設定をチューニングすることができます。そのためセキュリティの質と、ユーザビリティのバランスを取ることができます。

もちろん、導入のスムーズさやユーザビリティの観点だけでなく、実際にメールの誤送信防止にも貢献していることが、集計値や社内のレポート状況からも分かります。今後の継続的な効果についても期待しています。

セキュリティ対策〜お客様の
"信頼までをコーディネート"

日本コンベンションサービスでは、そのサービスの特性から数多くの機密情報を取り扱います。私たち情報システム部、プロキュアメント・情報セキュリティ対策部では、社内の仕組みづくりを通してそのサービスの品質に貢献していると考えており、社員の目線からITをコーディネートし、品質を追求し続けます。昨今のセキュリティ事情を重要視し、プロキュアメント・情報セキュリティ対策部も独立した部門として組織立てられた状況です。PSCさんには、Microsoftの強力なパートナー企業として、生産性の向上やコミュニケーションの活性化といった、セキュリティの領域を超えたITコーディネートでもお力添えいただけることを期待しています。