株式会社ワークマン様

生産性支えるマストアイテム「M365組織階層型カレンダー」

成功事例

株式会社ワークマン様

設立	1982年8月
資本金	16億2,200万円
売上高	1,752億5,000円	※2024年3月期
従業員数	381名	※2024年3月現在

1980年「職人の店ワークマン」として作業服・作業用品に特化した店舗をフランチャイズシステムでスタート。以来、働く人に、便利さをお届けすることを念頭に、高機能×低価格な製品を開発、販売し続ける。プライベートブランド製品も多岐に渡り、ワーキングウェアに留まらず、アウトドア、スポーツ、カジュアルシーンにも活用できる製品も多く手がける。

※2024年6月インタビュー当時

導入製品 / サービス

Coo Kai 組織階層型カレンダー for Microsoft 365

Good Point

部署や任意のグループ単位で社員の予定をワンクリック表示
誰でも直感的に操作できる画面設計と使い易さ（UI/UX）
Microsoft 365連携による導入スピードの早さと運用の手軽さ

生産性の根底を支える、利用頻度の高い「カレンダー機能」

PSC 中島）Coo Kaiを検討するにあたり、当時の背景について改めてお聞かせください。

ワークマンでは、複数の拠点や部署が日々連携することで、新製品の開発および、店舗やECサイトで販売を実現しています。群馬の本社を中心に、東京に2拠点、全国に展開している店舗においては1,000店を超えます。そして各社員は、その日の予定に合わせて出勤場所が異なります。そうした状況の中で、部署を横断したMTGをスムーズに調整していくことが生産性を支える第一歩になります。

MTGをスムーズに調整するためには、予定を確認したい社員を部署やチームといった組織単位で表示できたり、予定を頻繁に確認する社員を任意のグループにまとめ、いつでもすぐに表示できるといった、細かな機能が欠かせません。

そんな必需品とも言えるカレンダー機能ですが、これまではCoo Kaiとは異なるサービスを利用していましたが、ライセンス更新に伴い、より使いやすいソリューションを探していました。一旦は、Microsoft 365標準のOutlookのカレンダーを利用することにしました。

もちろんOutlookのカレンダーでも、各社員の予定を確認し、MTGを設定することはできます。しかしながら、MTGの調整には対象の社員を一人ひとり検索し、選択する必要があります。この一手間は、ケースバイケースで様々なMTGの調整が必要な社員にとって、コスト的にもメンタル的にも理想とは言えません。

そこで、Microsoft 365でも従来のカレンダー機能の様に、予定を確認したい単位、つまりは「部署やその配下のチーム」「任意のグループ」といった単位で、対象社員の予定をワンクリックで表示。予定の空き状況を確認後、そのままMTGの予定を入力できる仕組を検討しました。

導入の決め手は
「トータルコストの低さ」

PSC 永松）検討に際して、Coo Kai組織階層型カレンダーをお選びいただいた理由は何でしょうか。

Coo Kaiの組織階層型カレンダーを選んだ理由は、予定を確認したい単位でカレンダーを表示し、スムーズにMTGを調整できることはもちろんのこと、その他にも多くの理由があります。中でも特長的であった点を紹介します。

一点目はユーザーメリットである「①直感的に操作できる画面設計」。二点目は、管理者のメリットである「②Microsoft 365連携による導入〜運用の手軽さ」です。

総じて、導入〜運用までの期間がとても短く、スピーディーにサービスが社内に定着できたと感じています。

「①直感的に操作できる画面設計」ということは、ユーザーが迷わずに目的を達成できること。つまり、工数（コスト）を掛けずに、尚且つストレスフリーな状態を実現できます。近年のITサービスは、使えて当たり前。如何に使い易いかが重要な評価になります。また、導入時には社員に対して細かなレクチャーも不要で、導入後も操作に関する問合せは発生していません。運用工数が削減できるという点では、管理者のメリットとも言えます。

二点目の「②Microsoft 365連携による手軽さ」については、導入と運用の2段階のメリットを感じています。

まず前提として、Coo Kaiは「Microsoft 365と連携したサービス」という特長があります。そのため、カレンダーに必要な組織階層の情報やユーザーの情報は、Microsoft 365に設定されたグループやユーザーの情報が参照・反映されます。

言い換えればCoo Kai組織階層型カレンダーの導入は、ユーザーがアクセスできるように、Microsoft 365にCoo Kaiをインストールするだけ。他の多くのサービスでは、サービス毎に別途ユーザー情報を設定したりと、相応の工数と工期が必要になるところです。

このMicrosoft 365との連携は、運用においてもメリットを発揮します。組織階層やユーザーの情報は、常にMicrosoft 365のグループおよびユーザー情報と同期されるため、必要な運用はMicrosoft 365の更新だけで完了します。

まとめると、導入時の設定、ユーザーである社員への展開、機能の利用、運用中のメンテナンス、どの場面を切り取っても手間がかかりません。どこか一点が優れていても、トータルで見た場合にコストが掛かっているのでは、優れた投資とは言えません。このバランスの良さは、Microsoft 365の利活用を推進する総合IT企業であるピーエスシーさんならではだと思います。

スピーディーな移行で
「生産性を維持」

PSC 永松）期待していただいた効果は、実際に使われてみて如何でしょうか。

結果、当初想定していたよりも短期間かつスムーズにサービスが社内に定着でき、想い描いていた活用を実現できました。

新しいサービスの導入では、往々にして啓蒙活動や社員の協力が必要になり、生産性の低下が一時的に発生しがちです。ですが、Coo Kaiではそうした手間は一切発生せず、生産性を維持したまま導入することができました。繰返しになりますが、ユーザーである社員から、導入後の問合せがないことも印象的で、その効果を実感するところです。

カレンダー機能は多くの企業が当たり前に利用しており、その使い勝手や機能については、あまり疑問に思われません。一見小さな手間でも、多くの社員が毎日・毎時間積み重ねればその工数は膨大です。

Coo Kai組織階層型カレンダーを選ぶ理由

直感的に操作できるUI/UX

各々のセットアップ不要で参照できる組織階層

任意のメンバーを一括表示できる「お気入り登録」

Microsoft 365連携による導入・運用の手軽さ

コミュニケーションの速さと質を
「根底から支える仕組づくり」
ワークマンでは小売業という特性上、数多くの物と情報の管理。そしてそれらに付随するコミュニケーションが欠かせません。限られたリソースで、生産性を最大化するためには、そのスピードと質を根底から支える仕組づくりが必要であり、その仕組づくりこそが私たち情報システム部のミッションです。

Microsoft 365の活用は始まったばかり。生産性を向上できるポイントは無数にあります。ピーエスシーさんでは、企業のDXを推進されているとお聞きしていますので、Coo Kai組織階層型カレンダーに限らず今後はMicrosoft 365全般の利活用、延いては私たちがより良い商品をお客様にお届けできる様なご支援に期待しています。

Microsoft 365の利活用
「Coo Kai」とは