フジタビルメンテナンス株式会社 様
ユーザー視点で検討「Microsoft 365 カレンダー 展開と活用のコツ」
成功事例
フジタビルメンテナンス株式会社 様
| 設立 | 1988年4月 | |
|---|---|---|
| 資本金 | 1億円 | |
| 売上高 | 133億1,100万円 | ※2023年3月期 |
| 従業者数 | 466名 | ※2023年4月現在 |
フジタビルメンテナンス株式会社は、1988年4月フジタのグループのトータル・ビルライフケア事業の一翼を担う、ビル・マンションの管理会社として設立。その後、リニューアル部門の拡充、PM（プロパティマネジメント）部門の設立、建物診断、長期修繕計画策定、省エネルギー提案機能の充実など、顧客の幅広いニーズにお応えできる建物総合管理業として成長を続け今日に至る。
※2023年8月 インタビュー当時
導入製品 / サービス
Good Point
- 誰でも直感的に利用できるUI/UX（画面設計と使い易さ）
- Microsoft 365と連携したカレンダー機能
- 段階的に社内展開（スモールスタート）
サービス導入前の「背景」
PSC 笹岡）Coo Kaiを検討するにあたり、当時の背景について改めてお聞かせください。
Microsoft 365移行後も手放せない
「従来の使い心地」
フジタビルメンテナンスでは、従来はオンプレ型のグループウェアを利用していました。今後グループウェアは、業務やコミュニケーションにおいてより欠かせない仕組になると考えていた最中、フジタのグループ会社全体でのMicrosoft 365導入が決定。私たちフジタビルメンテナンスも統合が必要と考え、グループウェアの移行を決断しました。
MicrosoftのサービスはOfficeをはじめ、誰もが利用したことがあると思います。しかし、私たちにとってグループウェアとしてMicrosoftサービスを利用することは初めてです。そこで情報システム部門では、社員がよりスムーズにMicrosoft 365を利用できるように、何ができるのか検討いたしました。
これまでのシステムの展開経験から、新しいシステムを社内に浸透させるには時間がかかると予想。なぜならば、ユーザーである社員は日々の業務のなか、新しいシステムの使い方を覚えなくてはいけないからです。新しいシステムに生産性の向上を期待しつつも、自然と従来の使い心地を求めることは、多かれ少なかれ、誰しもが持つ自然な感覚だと思います。そこで考えたのが「従来のグループウェアの使い心地を再現」することです。
従来のグループウェアの使い心地を再現するために。まずはじめに検討したのが「社内のカレンダー機能」でした。カレンダーの機能は、全社員が利用するだけでなく、利用の頻度も高い。つまり、生産性の維持といった導入後の効果が大きいと考えました。使い心地を再現する方法として、独自にカレンダー機能を開発する方法もありますが、比較する中でたどり着いたのが「Microsoft 365上で利用できるSasS型のアプリケーション」でした。独自にカレンダー機能を開発する場合、コスト増につながるだけでなく、何より時間がかかります。Microsoft 365の展開が既に行われている状況において、カレンダー機能の導入スピードは無視できないポイントです。
サービスの「選定理由」
PSC 笹岡）検討に際して、PSCをお選びいただいた理由は何でしょうか。
「使い心地の再現×運用の手軽さ」から総合判断
SaaS型のアプリケーション導入に的を絞り検討をするなかで、重要視すべきであると考えたポイントがいくつかあります。①Microsoft 365上で利用できること②従来のカレンダーの使い心地を再現できること③スモールスタートで社内展開できること、が挙げられます。
①Microsoft 365上で利用できることは、利用する社員にとっても、運用を行う私たち管理部門にとってもメリットです。Coo Kaiカレンダーへのアクセスは他のMicrosoftサービスと同様に、Microsoft 365のホーム画面、Teamsのサイドメニュー、あるいは社内のポータルサイトなどから、別途ログイン認証をすることなく、すぐにアクセス（起動）できます。また、Microsoft 365のユーザー情報と連携しているため、ユーザー情報のメンテナンスなどは、Microsoft 365の運用と常に同期されます。
②従来のカレンダーの使い心地を再現できることは、機能要件として整理が難しいところです。具体的には、UI/UX（画面設計と使い勝手）の検討であり、ユーザーが使い易いと感じるかがポイントです。ユーザーが使い易いと感じる要因の大部分は、これまでに経験してきた操作感に近いかどうかです。より従来のカレンダーの使い心地に近ければ、手を止めることなく操作ができ、無駄なく目的を達成できます。
③スモールスタートで社内展開できることについてですが、今回の導入の場合Coo Kaiカレンダーを利用できる社員を、段階的（計画的）に増やし全社展開をしました。メリットは試験的に社内に展開し課題を抽出できること。もしも一度に全社展開をし、ユーザー対応が必要となった場合、展開したボリュームに比例して対応も多くなります。
いずれのポイントも、導入に際してユーザーである社員が混乱しないこと、スムーズに新しい仕組を浸透させるためのポイントです。Microsoft 365を中心に何ができるのか（利用できる機能は何か）、ユーザー視点で分かり易いことは、業務の効率性や生産性の向上に繋がります。逆に、これらのポイントがおざなりであることは、生産性の低下を招くと考えています。結論、ユーザー視点での使い易さと、展開を含めた管理や運用の手軽さから「Coo Kai 組織階層型カレンダー」を選択しました。また、PSCさんがMicrosoftのパートナー企業であることから、安心感や今後のさらなる期待もあったと思います。
サービス導入後の「効果」
PSC 笹岡）期待していただいた効果は、実際に使われてみて如何でしょうか。
予定の可視化で「生産性とコミュニケーションを促進」
おかげさまで、社内展開に際して大きな混乱はなく、利用を開始できました。Coo Kai 組織階層型カレンダーはMicrosoft 365上で利用できるため、機能へのアクセスが容易なこと、これまで使い慣れたUI/UXに近しいこともあり、ユーザーサポートも必要のない状況です。
グループウェアというITシステムを移行しても、業務の効率や生産性を維持できることは、これまで多くの企業が半ば諦めていた事と思います。しかしながら、ユーザーの視点に立ち、何が必要で重要なのかを見定めれば乗り越えることができます。本件の場合、重要なポイントは機能要件とは異なる部分にありましたが、必ずしもそうとは限りません。何かの目的を達成するためのITであり、ITを利用するのは人間であることを念頭に検討することが大切です。
また、社内の予定が分かると、異なる場所で働くメンバーとの一体感を感じられます。Coo Kai組織階層型カレンダーでは、組織別やあらかじめ設定した任意のグループで対象者の予定を確認できます。そのため、自然と関係者の予定が目に入り、今社内で何が行われているのかキャッチアップすることができます。周囲の関係者が何を行なっているのか分かることで、予想していなかった情報の連携やコミュニケーションも促されます。
Coo Kai 組織階層型カレンダーが
「選ばれる理由」
M365アカウントで瞬時アクセス
直感的で使い易いUI/UX
ユーザーサポートの工数半減
社内コミュニケーションの最大化
Microsoft 365を"育てる"
フジタビルメンテナンスの理念にもある様に、建物は「建てる」時代から「守り、育てる」時代に変化しました。この変化は、ITシステムにおいても同じです。Microsoft 365も、日々活用する中で「必要に応じた機能の強化を重ねる」ことで、最大限のパフォーマンスを発揮できます。私たち管理部門ではMicrosoft 365の使い心地を損なうことなく、新しい機能を使いこなしていきたいと考えています。PSCさんにはMicrosoft 365の利活用の観点でも、引続きご支援いただけたらと期待をしています。
フジタビルメンテナンス株式会社
企画統括部
事業企画部 兼 BIM推進部 主任
村野 充啓 様
フジタビルメンテナンス株式会社
総務統括部
総務部
大矢 蕗 様
株式会社ピーエスシー
営業本部
営業六部 リーダー
笹岡 駿介
株式会社ピーエスシー
Cloud Apps事業部
プリセールスチーム リーダー
野口 拓朗
