JR東日本メカトロニクス株式会社 様
Microsoft 365連携カレンダーで「全国横断のコラボレーション」実現
成功事例
JR東日本メカトロニクス株式会社 様
| 設立 | 1992年4月 | |
|---|---|---|
| 資本金 | 1億円 | |
| 売上高 | 60,658百万円 | ※2022年3月期 |
| 従業員数 | 1,422名 | ※2022年4月現在 |
JR東日本メカトロニクス株式会社様は、JR駅構内の機器システムを手がけるIT企業。その領域は駅構内に留まらず、交通系ICカード「Suica」を中心とした決済端末の販売や認証サービスまで幅広く手掛ける、業界のリーディングカンパニー。2020年には、テレワークの導入・活用を進める企業として総務省が定める「テレワーク先駆者百選」に選出。
※2023年2月 インタビュー当時
導入製品 / サービス
Good Point
- 従来のグループウェアで使い慣れたカレンダー機能をMicrosoft 365でも実現
- モダンかつ直感的なUI/UXでストレスフリー
- Microsoft 365連携でスピード導入・メンテナンス不要
サービス導入前の「課題」
PSC 姜） ご検討当時抱えていた課題について、改めてお聞かせください。
生産性を支える、機能以上の「使いやすさ」を全社員に。
JR東日本メカトロニクスではコロナ禍以前より、更なるモダンな働き方を追求し、グループウェアをMicrosoft 365に移行する計画を立てました。 世界で最も利用されているグループウェアであるMicrosoft 365は、機能も充実しており業務のあり方がMicrosoft 365に合わせる形で変化していきました。しかしながら、細かな使い勝手の部分で従来のグループウェアとの違いもあります。
従来のグループウェアとの違いの一つが「予定表（カレンダー）」です。予定を参照したい社員を、全国の事業所や組織別の階層に従って探す機能（組織階層表示）」を10年近く利用してきました。その経験もあり、使いやすさや生産性の高さの維持を検討しました。
ITツールを利用して業務のアウトプットが「出せる」ことと「出しやすい」ことは、意味が異なります。アウトプットが出せるということは「機能がある」という意味ですが、「出しやすい」ということは「生産性が高い」ことを意味します。すなわち、機能が備わっていても使いこなせなければ意味がありません。その点、Coo Kaiでは機能はもちろんのこと、その「使いやすさ（ユーザビリティ）」を全社員にスムーズに浸透できたのも魅力です。私たちITソリューション事業本部は、社員の生産性を高めることも一つのミッションです。私たちのお客様に、より便利なサービスを提供するのと同様に、社員が真に求めるのは何かを見極め、そして備えることに価値があります。
サービスの「選定理由」
PSC 中島） 多くのツールがある中、Coo Kaiをお選びいただいた理由は何でしょうか。
直感的な使い勝手と「Microsoft 365連携」による運用メリット。
検討に際しては①カレンダーの組織階層表示の使いやすさ②導入・移行のしやすさ③運用のしやすさを重要視しました。①カレンダーの組織階層表示については、従来のグループウェアに慣れている分、同等あるいはそれ以上の機能を探しました。Coo Kaiの組織階層型カレンダーでは、予定を確認したい社員を「事業所」「部門」「グループ」「チーム」といった具合に、複数の階層にわたり任意の階層化が行えます。まさに探し求めていた機能と言えます。
なお、モダンでシンプルな画面構成も気に入りました。過不足ない情報が画面に表示され、迷わずに操作できることはユーザーからの問合せ削減にもつながります。ユーザーにとっても、私たち運用を行うITソリューション事業本部にとっても大きなメリットです。
また、Coo Kaiは独立したアプリケーションではなく、Microsoft 365と連携して動作します。カレンダーでは、Microsoft 365のグループ・ユーザーの情報が連携されるため、個別にユーザー情報を取りまとめる必要はなし。階層化も、Microsoft 365のグループをもとに構成されるため、社員の異動や退職といった変動もMicrosoft 365の運用に連動して自動で更新が行われます。そのため②導入・移行③運用については手間が掛からず、メンテナンス性の高さに魅力を感じました。
Coo Kai 組織階層型カレンダーが
「選ばれる理由」
全国の組織・社員を網羅する階層表示
直感的に操作できるUI/UX
M365連携でメンテナンス不要
要望ヒアリングによる機能追加
Microsoftの経験・実績の高さから感じる「PSCの信頼性」
PSCさんのCoo Kaiサービスでは、私たちユーザーの声をもとに機能のアップデートをしていただいています。私たちのリクエストも機能・品質向上の一環としてサービスに反映いただきました。また、ご提案いただく中でMicrosoft製品に関する総合力も強く感じました。豊富な経験や実績はもちろんのこと、Microsoftのパートナーとして最新の情報を把握しており、今後の更なるアップデートにも期待しています。
サービス導入後の「効果」
PSC 姜） 期待していただいた効果は、実際に使われてみて如何でしょうか。
スピーディ×ボーダレスに、社員を繋ぐ「マストアイテム」。
社員の予定の確認は、様々な場面で行われます。①誰か1人の予定の確認②自身のチームメンバーの予定の確認③他部門や他拠点の社員の予定の確認など。Coo Kaiの組織階層型カレンダーでは、いずれの場面でも瞬時に予定を確認することができます。
また、Microsoft 365のカレンダー（Outlook）の標準機能では、予定を参照する社員を検索し、各々がリストで管理する必要があります。一方Coo Kaiの組織階層型カレンダーでは、予め全社員が組織階層に従ってリスト化されています。この検索の一手間が無くなることで、ユーザーである社員がOutlookの使い方を熟知している、していないに関わらず標準化されたストレスフリーな環境を提供できています。
なお、JR東日本メカトロニクスでは関東に限らず全国に10を超える拠点を構えています。公共交通機関のシステムを手掛けるという特性もあり、全国との連携方法やオンライン会議の仕方も様々。今日は東北の拠点、明日は九州の拠点と会議といった具合に、担当者間の関係性も都度異なります。そのためCoo Kaiの組織階層型カレンダーでは、各部署を束ねる階層の単位として拠点別の階層も表示しています（Microsoft 365のグループ構成と自動同期）。予め全ての拠点・部署・社員の予定が参照できることは、素早くMTGをセットできるといった利便性だけでなく、拠点の垣根を超えたコラボレーションの質の向上にもつながります。
「PSCナレッジ×ローコード技術」で生産性倍増
グループウェアをはじめとする社内のITインフラを便利にすることは、JR東日本メカトロニクスのお客様に対するサービスの考え方と同じです。ITは「使える」から「より使いやすい」が求められる時代に変化しており、Microsoft 365の利活用の可能性も無限大。私たちは、JRグループの中でもいち早く、テレワークが行える環境や全国の拠点を結ぶ仕組づくりを進めてきました。しかし、どんなに時代を先取りしても完成はありません。今後はPower Platformといった昨今話題のローコード技術などを取り入れながら、更なる生産性向上を追求していきます。PSCさんとは、サービス提供企業という関係から「Microsoftのナレッジ豊富なパートナー」としてのご支援に引続き期待しています。
JR東日本メカトロニクス株式会社
ITソリューション事業本部 企画部
部長
若林 寿之 様
JR東日本メカトロニクス株式会社
ITソリューション事業本部 企画部
社内システム推進課 課長
田口 秀和 様
JR東日本メカトロニクス株式会社
ITソリューション事業本部 企画部
社内システム推進課 副課長
高橋 裕明 様
株式会社ピーエスシー
営業本部
課長
中島 貴雄
株式会社ピーエスシー
営業本部
リーダー
姜 旼志
