成功事例
株式会社新盛インダストリーズ 様
| 設立 | 1931年7月 | |
|---|---|---|
| 資本金 | 3,500万円 | |
| 売上高 | 1,772百万円 | ※2021年12月期 |
| 従業員数 | 76名 | ※2023年2月現在 |
株式会社新盛インダストリーズ様は「バーコードプリンター」「バーコードハンドラベラー」「ハンディターミナル」の製造・販売などを手掛けるメーカー企業です。創業当時より培われた精密な加工技術と、時代のニーズを見つけ出す先見性で市場の一手先を行く、その姿はまさに職人集団。
※2023年1月 インタビュー当時
導入製品 / サービス
Good Point
- 直感的に操作できる画面と、軽快な動作性による高いユーザビリティ
- ポップアップ表示による送信前の宛先ダブルチェック
- 社内における誤送信防止で情報漏洩リスクを低減
サービス導入前の「課題」
PSC 永松） 誤送信防止ツールを導入するにあたり、当時抱えていた課題についてお聞かせください。
社外だけでなく「社員間のメール誤送信」も情報漏洩に。
新盛インダストリーズでは、以前よりメールの誤送信対策を講じていました。しかし、対策は社外向けのメールの送信が中心。昨今のコミュニケーション方法やセキュリティ事情を考えると、社内で発生する社員間のメール誤送信も情報漏洩リスクとして対策の視野に入れなくてはいけません。
あらゆる情報が電子化される時代、メールでは社員の個人情報なども扱います。自宅住所・人事評価・給与などは、たとえ社内であっても守られるべき情報であり、宛先違いによる誤送付は社員にとって情報漏洩と言えます。そこで、社内外の情報管理だけではなく、個人・社内・社外と各領域で情報を守り管理できるようメールの誤送信対策の検討を開始しました。
サービスの「選定理由」
PSC 中島） 多くの誤送信防止ツールがある中、Coo Kaiをお選びいただいた理由は何でしょうか。
ユーザビリティの維持と、セキュリティレベル向上の両立を実現。
まずお伝えしたいのが、メールの宛先確認は「完全には自動化できない」ということです。各メールにおける宛先が正しく入力されているか（意図する相手であるか）の正解はケースバイケースです。
宛先の確認が自動化できない以上は、社員各々がメールの宛先が正しい相手であるか確認する必要があります。理屈だけでいえば、宛先の確認はツールなしにも行えます。しかしながら、ツールを用いらない宛先確認の精度は、個人の注意力やセキュリティに対する意識のレベルに依存します。この属人的な課題に対して、セキュリティ効果の高まるメール誤送信防止の仕組を模索しました。
ツールを模索する中で重要視したのは、①メール送信前に宛先を各自ダブルチェックできる仕組であること②ユーザーへの負担が少ないこと、の2点です。①送信前にダブルチェックできることについては、従来の社外向けの誤送信対策では社員各々が任意でツールの設定をしていたのに対し、Coo Kaiでは自動でツールが設定されるため標準化の面でも評価できました。②ユーザーへの負担が少ないことについては、セキュリティ効果向上と、ユーザビリティ維持の両立を目指しました。例えどんなにセキュリティ効果の高いツールであっても、使い勝手が悪く実用性がなければ本末転倒です。Coo Kaiの誤送信防止ツールについては利用方法のデモを実演いただき、実際のユーザビリティの高さを確認させていただきました。
Coo Kai 誤送信防止が「選ばれる理由」
ユーザビリティ×セキュリティの両立
誤送信防止の脱属人化
社員間の誤送信も防止
直感的に操作できるUI/UX
サービス導入後の「効果」
PSC 永松）期待していただいた効果は、実際に使われてみて如何でしょうか。
社外宛に加え「社内宛のメール誤送信もゼロ」に。
Coo Kai誤送信防止ツールでは、メール送信前に宛先と添付ファイルをダブルチェックすることで送信が可能になります。つまり、社員の個人情報を送付する前に、強制的に宛先を確認でき誤送信を未然に防ぐことができます。また、これまで社員の間ではメールの添付ファイルに対するセキュリティ意識はある程度ありましたが、添付ファイルのないメールに対してはセキュリティ意識がさほど無かった様に思えます。
今回新たにCoo Kaiのメール誤送信防止ツールを導入し、全社員一律で対策が標準化されたことで、添付ファイルの無いメールに対するセキュリティ意識も高まりました。たとえ社員間のメールであっても「誤送信はセキュリティや信頼のリスクにつながる」という認識を社内に浸透させることができました。お陰様で社内外問わず宛先違いによるメールの誤送信を防ぐことができています。
ユーザーファーストの「Office 365活用」でDX推進
今後、メールの誤送信防止対策といったセキュリティ対策だけでなく、Microsoft Teams（チャット）の活用など、コミュニケーション・生産性を加速させる仕組作りを進めて行きます。我々はツールの導入・啓蒙活動を推進するだけでなく、1人のユーザーとして「誰もが使いやすいIT」を今後も追求していきます。
【動画で紹介】Coo Kai メール誤送信防止 for Microsoft 365
株式会社新盛インダストリーズ
製造部 部長
前田 尚彦 様
株式会社新盛インダストリーズ
総務部 部長
比護 真裕 様
株式会社ピーエスシー
営業本部 課長
中島 貴雄
株式会社ピーエスシー
営業本部 リーダー
永松 美紗
