Office 365/Google Workspace グループウェア比較
Office 365/Google Workspace の細かな違いとは？
クラウドのグループウェアが普及して昨今、数多くのサービスから業務にマッチしたグループウェアを選ぶことは容易ではありません。そこで、ユーザー数の多いグループウェア「Office 365」「Google Workspace」を例にポイントを比較してみましょう。
❶基本機能の比較
メールやドキュメント作成といった基本的な機能に大きな違いはありませんが、Office 365はクライアントアプリとウェブブラウザを併用し、Google Workspaceはウェブブラウザで利用することを前提としています。
❷特徴的な機能の違い
Office 365を提供するMicrosoft社と、Google Workspaceを提供するGoogle社には、培って来た各社の強みや特徴があります。
❸デザインや使い勝手の比較
Office 365はクライアントアプリの操作性をウェブ版でも再現しており情報量が多いのが特徴です。一方Google Workspaceはコンシューマー向けに設計された直感的なデザインと操作性が特徴です。
❹管理および運用のしやすさ
グループウェアではユーザーやライセンスの管理および運用が必要不可欠です。基本的な設定はOffice 365、Google Workspaceではいずれもウェブブラウザからアクセスできる管理画面から操作を行いますが、高度なシステム連携やセキュリティの実現には、別途ライセンスやシステムの構築が必要です。
❺プランと価格の違い
基本の機能は、Office 365もGoogle Workspaceもユーザーあたり毎月680～870円で利用できますが、容量の大きなストレージや、高度な機能を利用する場合、機能および価格に違いがあります。詳しくはそれぞれの公式ページをご参照ください。
比較検討するうえで忘れてはいけない重要なポイント
グループウェア導入の検討が始まると、しばし目的を忘れがちです。プロジェクトでは終始一貫して以下のポイントを振返ることが重要です。
①従来の働き方を変えるのか、維持するのか
グループウェア導入の目的として、従来の働き方を変えるのか、維持するのか基本的な方針を定めておくことで、各局面での検討がスムーズに行えるだけでなく導入後のギャップを抑えることができます。
②コストと機能、どちらを重視するか
グループウェアの各機能を把握すると、その便利さから実現すべき要件として取り上げられがちです。しかしながら、すべての要望を満たそうとすると必然的にコストも増し、場合によっては実現が困難になります。議論が堂々巡りにならないように、グループウェア導入の目的とあわせてコストと機能どちらを優先するのか、あらかじめ方針を決めておくことが重要です。なお、大規模な組織においては、実現したい要件を分割し段階的に導入していくことも有効です。
③実際に利用する社員の声
多くのプロジェクトでは、導入や運用の関係者が集まり検討を進めることが多いですが、忘れてはならないのは実際に利用する社員の声です。ユーザーである社員をプロジェクトに参画させることが理想ですが、難しい場合には定例会に呼んだり、アンケートを取ることも有効です。
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