株式会社インサイトテクノロジー様

IT企業のメール誤送信をゼロ0へ

成功事例

株式会社インサイトテクノロジー様

設立	1995年7月7日
資本金	1億円
従業員数	97名	※2021年4月末現在

株式会社インサイトテクノロジーは、データガバナンス、データインテグレーション領域において、ソフトウェア、コンサルティング、独自のAI開発サービスなど、特定の分野や形態に捕らわれず、お客さまや社会が必要とされるものを提供しています。「データ」と「AI」から得た「Insight」によって多彩なソリューションを提供し、新しく豊かな社会を創造し続けているテクノロジーカンパニーです。

※2022年12月インタビュー当時

導入製品 / サービス

Coo Kai メール誤送信防止 for Gmail

Good Point

従来のシステムとの親和性があり使いやすく優れたユーザビリティ
ユーザ個人で完結できる直観的なUI/UX
送信先アドレスのチェック機能と送信取消機能により誤送信ゼロを実現

サービス導入前の「課題」

PSC 永松）誤送信防止ツールを導入するにあたり、当時抱えていた課題について改めてお聞かせください。

無償のツールを利用していたが、Googleの仕様変更により利用不可に。

インサイトテクノロジーは、データベースに特化したIT企業です。当然、情報マネジメントやセキュリティ対策には以前より注力していました。IT企業としてメールの誤送信による情報漏洩が発生してしまったら、お客様の信頼を維持獲得することはできません。しかし、宛先違いのメール誤送信は、個人の注意力に依存してしまう傾向にあり、マンパワーによる防止には限界があります。そこで、以前より個人の注意力という属人的な対策ではなく、Gmail向けの無償のツールを利用することでシステム（仕組）による対策を講じていました。ところが、利用していた無償のツールはGoogle Workspaceの仕様変更に対応しなかったため、利用することができなくなりました。

情報漏洩はサスティナブルな企業経営を行う上で、絶対に避けなければなりません。ましてや、当社のようにセキュリティ製品を開発・販売する会社においては最重要課題と言えます。

サービスの「選定理由」

PSC 中島）誤送信防止ツールはマーケットに幾つか提供されていますが、Coo Kaiをお選びいただいた理由は何でしょうか。

従来のツールの使いやすさをそのままに、さらに優れたUI/UXを提供。

先ず、直感的に操作できる画面の見やすさが挙げられます。世の中に五万とある各種ツールですが、その機能を十分に使いこなせているケースは如何程あるのでしょうか。如何に優れたツールでも、使いこなせず社内に浸透しなければ意味がなく、投資分に対する効果は期待できません。その点、Coo Kai誤送信防止ツールは、無駄な機能は削ぎ落とし、必要な機能を分かりやすく表示。年齢や性別さらには部署を問わず全社的に使えると感じました。

また機能面においても、宛先間違い・件名の入力漏れ・添付ファイルの確認漏れ等のチェック（注意喚起）をポップアップ表示されるのも魅力でした。ユーザーが能動的にチェックできれば良いのですが、仮に注意力が十分でない受動的なユーザーでも「強制的にチェック出来る点は、企業として防止策の「仕組化」を期待できました。いわゆる脱・属人化です。これらを無料トライアルで確認できたので、安心して導入に踏み切れた次第です。

さらに現実的なお話をすると、費用対効果も期待できました。課題を解決するために多額の投資をする方法もあるかとは思いますが、先に話したように、社内に浸透しなければ意味がありません。そういった点で、「メール誤送信防止ツール」は、①価格的なメリットがある。②費用対効果が期待できる。③社内に浸透しやすいツール。と判断し選定に至りました。どの企業でもROIの管理は最重要任務の一つかと思いますが、弊社でもROIは重要視しており、その点、PSCさんの柔軟な対応に感謝しております。

Coo Kai メール誤送信防止が「選ばれる理由」

Google仕様変更に対応

セキュリティ対策の脱属人化

直感的に操作できるUI/UX

無償トライアルで効果を実感

サービス導入後の「効果」

PSC 永松）トライアル時に期待していただいた効果は、実際に使われてみて如何でしょうか。

従来のツールの使いやすさをそのままに、さらに優れたUI/UXを提供。

当社はコロナ以降、半数以上がテレワークとなっています。リアル出社の時は部署内の仲間や責任者によるダブルチェックも可能ですが、テレワークとなると、間近で監視しコントロールすることには限界があり、誤送信も発生しやすい状況です。そこで、今回改めて誤送信防止ツールを導入しましたが、十分に効果を発揮していると言えます。導入以来、お陰様で宛先違いによる誤送信発生は皆無。当然、誤送信による情報漏洩もゼロとなっています。

また、トライアル時に感じた使い勝手も健在で、実際使ってみた感触としてとても良いです。社内浸透率もよく、全社的に利活用しております。当初、求めた機能として第一優先は「宛先チェック」機能でしたが、情報の詰まった「添付ファイルチェク」機能、さらには「送信ホールド機能」に魅力を感じています。どんな策を講じても否めない誤送信の可能性。そんな時に便利なのが「一定の猶予内に送信を取り消せる（ホールド）」機能は重宝しています。万一に備える機能として有効活用させて頂いております。