日本たばこ産業株式会社様

情報を「伝える→伝わる」へ。全社的に発信のルール・仕組を刷新。

成功事例

日本たばこ産業株式会社様

設立	1985年4月1日
資本金	1,000億円	2022年3月末現在
従業員数	55,381名 ※連結	2021年12月31日現在
売上高	2兆3248億円 ※連結	2021年12月期

日本たばこ産業株式会社は、国内外での煙草の製造・販売のみならず、医薬品・飲料・食品など数多くの事業を展開するグローバル企業。近年では「サスティナビリティ戦略」として「人権の尊重」「環境負荷の軽減と社会的責任の発揮」「良質なガバナンスと事業規範の実行」を掲げ、ステークホルダーを通じた価値共創に取組む。

※2022年7月インタビュー当時

導入製品 / サービス

Coo Kai BBS/掲示板 for Microsoft 365

Good Point

「組織に合わせた掲示板の階層化」
「お気入り登録」で見逃し防止
Microsoft 365アカウントとの連携で
メンテナンス不要
要望・ステイタスに合わせた柔軟性

サービス導入前の「課題」

PSC 岡野）クラウドアプリケーションによるDX推進に、踏み切られた経緯をお聞かせください。

足回りの重たくなった従来のシステムから、モダンなコミュニケーションへ

日本たばこ産業株式会社では、全国に拠点を構える営業組織の再編成に伴い、情報共有の在り方を見直しました。営業組織だけでも毎日数十件発信される情報は、掲載される形式も十人十色で、全国にある支社の組織ごとに千差万別です。必要な情報や資料に辿り着くためには、相応の経験値と勘が必要とされており、情報を発信しながらも、確認が難しい場合には担当者に電話確認といった手間も日常茶飯事でした。

また、従来の自社システムは増改築を繰り返した結果、複雑化し新たな要件の取込みが難しく、対応スピードの遅れとコストの増加が懸念されていたこともあり、組織再編成を機会に情報伝達のルールとシステムの刷新に踏み切りました。

サービスの「選定理由」

PSC 塩崎）機能追加〜データ移行まで様々なご要望をいただきました、決め手はどこでしょうか？

アップデートし続けられる「Coo Kaiの柔軟性×拡張性」が決め手

まず、前提条件として全国で利用できるクラウド型のアプリケーションでシステムを刷新する必要がありました。しかし、日本たばこ産業株式会社では「組織再編成と並行して情報伝達のシステムを刷新する」という特別な事情を抱えており、要件の追加・変更が多分に考えられました。そのため、予め機能要件が定められたSaaSの選定は難しい状況でした。そんな最中たどり着いたのが、機能のカスタマイズが可能な「Coo Kai BBS/掲示板」です。カスタマイズが可能であれば、現状の課題（短期的視点）だけでなく、今後発生し得る改善要望（長期的視点）にも対応できます。様々な要件のリクエストに対して柔軟に対応いただく中で、個別見積のカスタマイズだけでなくサービスの標準機能として取り入れられた機能もありとても助かりました。

また、Microsoftとの親和性も重要なポイントです。「Coo Kai BBS/掲示板」はサービス上に独自のユーザーが存在せず、Microsoft 365あるいはActive Directoryのユーザーアカウントや、セキュリティグループを利用する方式です。この方式であれば、メンテナンスの手間は大幅に削減できるほか、そのメリットはユーザーアカウントのメンテナンス性だけでなく、掲示板の権限設定にも大きな効果をもたらします。例えば、掲示板の閲覧や投稿といったユーザーの権限管理はもちろんのこと、権限を更新する権限自体も掲示板毎に担当者を決め委任することができます。

Coo Kai BBS/掲示板が「選ばれる理由」

情報伝達ルールを全国で統一

情報伝達不足を解消

情報発信・確認のスピードUP

M365連携でメンテナンス不要

サービス導入後の「効果」

PSC 姜）その他サービスのご相談もいただいておりますが、現在の効果・変化はございますか？

確認・発信の両側面で「スピード×質」が向上、コミュニケーションDX。

情報伝達のルールとシステムが刷新され、必要な情報を必要な社員により確実に届けられる様になりました。具体的な刷新としては「①情報発信系統の最上位をCoo Kai BBS/掲示板と定義」「②掲示板を拠点別に階層化し展開」が挙げられます。

「①情報発信系統の最上位をCoo Kai BBS/掲示板と定義」については、従来から様々な媒体で情報が発信されており「何処に何の情報が在るのか分からない」という課題に対して、各媒体のメリットは生かしつつ「Coo Kai BBS/掲示板」から、全ての情報にアクセスできる様にしました。

「②掲示板を拠点別に階層化し展開」については、組織の再編成にあわせて掲示板も編成されたことで、自身が確認すべき情報がどこに掲載されているのかがより明確になり迷うことが減りました。さらに、頻繁に確認する掲示板はお気入りに登録することで直ぐに確認ができます。また、本社から各支社に対して発信される情報について、従来は各支社の担当者が情報を本社から受取り、一度内容を精査してから支社内に周知していましたが、組織の再編成を機会に本社から支社内に直接情報が発信される運用に切替え、結果として情報を「確認する」「発信する」の両側面でスピードがアップしました。