【SharePoint】社内ポータル「効果×効率UPの両立」

【ポータルサイト】データドリブンで「効果×効率」を向上

企業活動に不可欠な「社内の情報共有サービス」

総務省の「通信利用動向調査（令和5年）」によれば、企業がクラウドサービスを利用する目的のTOP3は以下の通り。いずれも情報を共有・交換するためのサービスであり、現代の企業活動の根幹は、やはり情報が支えていることが分かります。

■クラウドサービス利用目的TOP3
①ファイル共有（68.8%）
②ポータルサイト（55.8%）
③電子メール（55.1%）

クラウドサービス利用企業に限った調査ではあるが、実に半数を超える企業がポータルサイトを活用していることに注目したい。

出典：総務省「通信利用動向調査（令和5年）」

ポータルサイト「進化の歴史」

日本企業におけるポータルサイトの歴史は長い。1990年代当時、そのはじまりも情報共有でした。その形態は変化し続け「情報を見に行く静的コンテンツ中心の時代」から「情報量の増加に伴う検索性の強化」「掲示板による社員間のコラボレーション」「リアルタイムな情報の更新」さらには「AIやデータ分析機能の登場」と、情報活用の可能性を広げ続けてきました。

この変化は、会社から社員に対する一方通行の情報発信から、会社・部署・社員それぞれのレイヤーから各社員に、あるいは社員同士の双方向のコミュニケーションへの進化と言えます。

モダンなポータルサイトの「役割とメリット」

①リアルタイムな情報共有による「意思決定スピードの向上」
社内の情報をリアルタイムにポータルサイトに展開することで、大小様々な場面で意思決定スピードが向上します。経営陣のメッセージなど、経営方針を示すことで社員が一丸となって同じ目標に向かい、パフォーマンスの向上が見込める場面。健康診断の日程調整といった、抜け漏れが発生しやすい細かな調整ごとなど。リアルタイムな情報共有の実現には、誰でも情報を発信しやすい仕組（サービス）であることが重要です。

②情報の交通整理による「伝達率の向上」
メールやチャットでますます多くの情報が飛び交う時代。重要度よりも優先度に従って情報が処理されがちです。そのため、お客様や上司からの情報にばかり意識が向き、社内の重要な情報は二の次に。そうした課題に対してポータルサイトでは、情報をカテゴライズし表示することで、より確実に社員に届けることができます。社員自ら未読の情報を瞬時に判別できれば見逃す可能性も格段に下げることができます。

③ポータル利用状況の把握による「コンテンツ・運用の最適化」
近年多くのサービスでは、利用者のアクセス状況を計測することができます。アクセス頻度の高いコンテンツは何か。重要度に対してアクセスが少ないコンテンツは何か。客観的な利用状況（データ）を把握することで、運用者はより効果的な改善策を検討し最適解を導くことができます。

④リモートでの「コミュニケーション活性化」
リモートワークの普及により、対面でのリアルなコミュニケーションが減りつつある昨今は、対面では可能であった「ちょっとした質問」が難しい側面も。また、コミュニケーションが取りづらくなることで「帰属意識の低下」を心配する声もあります。
そうした中、ポータルサイト上にSNS感覚で利用できる情報交換のコミュニティを開設する企業も。業務上の質問や、資格勉強のアドバイスなど、何気ない日々のコミュニケーションが社員の帰属意識を高めると期待されています。

Microsoft 365活用企業が実践する「ポータルサイト運用」

Microsoft 365を利用中の企業であれば、SharePointを用いてポータルサイトを展開することができます。SharePointはMicrosoft 365のライセンスで利用でき、各種Microsoftサービスとの連携や、課題に合わせて外部連携サービスを組込むことも容易です。

株式会社イオンディライトでは、以前より活用していたポータルサイトをMicrosoft SharePointをベースに一新。情報コミュニケーションのスピードを向上すると共に、データドリブンな効果の高い運用スキームを実現しました。