【Teams Rooms】ハイブリッドワークを支えるモダンな会議 ー 話題のITトレンド Vol.44 ー
【Teams Rooms】ハイブリッドワークを支えるモダンな会議
― 意義 ―
コロナ禍のピークを迎えた2021年9月～10月以降も、テレワークの実施は続き、実施率は横ばいとなっています。引続き、テレワーク継続組と出社組が混在し、今後も出社とテレワークを併用した「ハイブリッドワーク」が続くことが予想されます。
出典＞内閣府「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」
テレワークにおいては、TeamsをはじめとするWeb会議が欠かせません。しかしながら、テレワークを実施している方の中には、気軽な相談や報告・会議などの「コミュニケーション」に関する悩みを抱えている人が非常に多いことが分かっています。
出典＞内閣府「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」
そのような心理的な負担となる課題に加えて、会社にいてもインターネット環境が悪ければ、会議が途切れてしまうなどのミスコミュニケーション課題も発生。「大事な言葉が聞き取れなかった」や「具体的な話が進まなかった」などのミスコミュニケーションの発生は、Web会議システムを利用する上で誰もが一度は経験したことがあるはず。そこで、浸透しつつあるのがテレワークと出社を使い分けた「ハイブリッドワーク」です。
ハイブリッドワークでは、テレワークでの生産性やライフワークバランスを確保しながらも、完全テレワークよりはコミュニケーションが取りやすくなることに、期待が高まっています。
Web会議システムは、今後も広く利活用されていくことが予想されます。一方で、会議システムの個人へのアカウント管理・発行といった管理面などの技術的な課題への対応や、心的な課題を軽減するといった、Web会議の活用を進めていくことは、ハイブリッドワーク時代の重要なポイントとなっていくでしょう。
今回は、そんなWebシステム会議の中でもモダンで使いやすい「Teams Rooms」について紹介していきます。
―概要―
Teams Roomsとは
Teams Roomsとは「Web会議」や「チャット」といった、いわゆるTeamsの機能を指す言葉ではありません。オフィスにある会議室・フリースペース・教室などに設置することでTeamsのWeb会議を簡単に実施できる常設型の「会議室ソリューション（デバイスとライセンス）」のことを「Teams Rooms」と呼びます。4～10名ほどの会議室から、50名ほどのプレゼンルームまで対応しており、用途に合わせた柔軟性が高いことも特長です。
導入する機材は、①専用端末②モニター③カメラの3点で、機材の他にはTeams Rooms専用のライセンスが必要になります（ライセンスは2種類）。
操作性に関しても、個人で利用できるTeams会議と変わりがないため、もともとTeamsを利用している企業では、操作を教える必要がないことも魅力的です。
―メリット ―
①ワンタッチ接続で時間節約
会議への接続は、デスクに設置したタッチパネルをワンタッチするだけです。マイクやカメラの接続や、会議参加メンバーの準備も不要なため、打合せ前の忙しい瞬間でも、スムーズに会議を開始し時間的な節約ができます。例えば10人が集まる会議では、5分の遅れが50分のロスにつながります。
また、Teams Roomsの端末は、TeamsだけでなくZoomをはじめとする他会議システムにも対応しているため、会議室に1台あれば、デバイスを持っていない社員でもWeb会議に参加できます。
②高音質で安定した音声通話
Teams Roomsで利用できるマイクは、ヘッドセットのマイクとは異なり会議室に適した高音質なマイクです。また、会議室に集まり各々がマイクを使用する場合に起こりがちなのが「ハウリング」。ハウリングは、参加者に対して、不快な思いをさせるだけでなく、会議を中断してしまいます。会議室にて複数のマイクを利用したい場合にも、Teams Roomsでは、近くで参加している人を検知し、Web会議参加者のオーディオを自動でミュートする機能が備わっています。
③会議室全体の様子を表示
Teams Roomsのカメラでは会議室全体の様子を、遠隔の参加者に届けることができます。また、話者を自動で検出しカメラをズームするなど、状況に合わせて必要な画面を投影できます。
④HDMIによる資料の画面投影
Teams Roomsでは2つの方法でPCの画面を参加者に共有することができます。1つ目が、通常のTeams会議と同様に、資料を投影したいPCで起動したTeamsの機能を使って画面を共有する方法。2つ目が、Teams Rooms 専用端末に資料を投影したいPCをHDMIで接続する方法です。2つ目のHDMIによる接続方法は、ゲストを招いたプレゼンテーションなど、資料を投影する方がTeams会議に直接参加しない場面でとても有効です。
⑤ホワイトボードを認識
ディスカッションやプレゼンテーションに便利な機能として、ホワイトボードの認識機能も。カメラが会議室のホワイトボードを捉えると、会議参加者が見やすい様に、正対したホワイトボードが投影されます。また、ホワイトボードの前に人が立っていた場合、その人を透過させホワイトボードが常に見える様に表示されます。
⑥オンラインで端末ステータスを管理
もちろん管理者向けの機能も充実。展開しているTeams Rooms端末のステータスはWebの管理画面から確認できます。
端末名や設置場所といった情報の確認だけでなく、端末が起動されているか、ネットワークに接続されているかといった、正常性ステータスも確認できます。また、端末に異常が見られる場合には、リモートでの再起動も可能です。
― 今後の期待 ―
テレワークの実施も横ばいながら、出社の頻度を増やす企業も増えてきました。
Teams Roomsを導入すれば、手間なくWeb会議を始められ無駄な時間を削減。また、インタラクティブで高品質な、臨場感の高いWeb会議を実施できます。まさにモダンな新しい会議の形と言えます。
弊社PSCのプレゼンテーションルーム「Microsoft Base Hamamatsucho」では、最新設備のTeams Roomsを導入しています。Teams Roomsを体験したいご担当者様は、ぜひご連絡ください。
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