【Microsoft 365】カレンダーの利活用で、会議効率UP！

【Microsoft 365】部署・拠点を超えた「コラボ実現の裏側」

組織横断による「早い意思決定」

企業が持続的に成長し競争力を保つためには、更なる生産性が求められます。そうした時代の変遷と共に、従来の縦割りの組織から部署ごとの垣根を超えた「組織横断型のワークスタイル」が主流になりつつあります。

組織横断の会議やディスカッションのメリットは、工数削減だけでなく、意思決定が早くなることです。企業の競争力には何よりこの意思決定の早さが重要になります。

しかし「組織横断型のワークスタイル」を実現するためには、考え方を変えるだけでは不十分。より円滑に部署間の連携を行うためには、ITサービスなどを活用した連携しやすい仕組作りが欠かせません。

Microsoft 365の「フル活用例」

社内の情報共有・コラボレーションを目的としたグループウェア。その代表格である「Microsoft 365」では、各種サービスを連携させ、より各企業の働き方や課題解決にマッチさせることができます。

例えば、誰しもが毎日利用する「予定表（Outlook）」の機能。プロジェクトや自身のタスクの管理から、MTGの調整まで使い方は様々です。中でもMTGの調整は、参加者の数（組織横断のコラボレーションの規模）により大変な作業になります。

オフィスワーカーであれば1日のうち約30分もの時間が、MTGの調整に費やされていると言われています。500人の会社では全社員で1ヶ月のうちに約5,000時間をMTGの調整に充てている計算になります。　

活用例「MTG調整を瞬時に完了」

MTGの参加者の数が増えれば増えるほど大変なMTGの調整。その主な原因は①関係者の予定を表示する手間②関係者の予定を比較しづらいことにあります。

弊社ピーエスシーのMicrosoft 365向け「Coo Kai組織階層型カレンダー」では、①関係者の予定を瞬時に表示でき②関係者の空き時間を視覚的に確認することができます。

その最大の特長は、あらかじめ社員全員の予定が呼び出せること。サイドメニューには組織階層に従った社員全員の一覧が表示され、組織階層単位あるいは個人単位で予定をワンクリックでまとめて表示することができます。

画面イメージ「Coo Kai組織階層型カレンダー」

また、プロジェクト始動後など、特定の社員の予定を頻繁に確認したい場合には、グループとしてお気に入りに登録することが可能。任意の対象者をひとまとめにした予定表一覧をワンクリックで表示することができます。

さらにカレンダーのデータを可視化することで、社員の活動も分析可能です。
パフォーマンスの高い社員の時間の使い方を分析することで、理想的なワークスタイルを抽出。そのワークスタイルを横展開することで、全社的な働き方改革も。
　　　　　